Zásady ochrany osobních údajů

Dle nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a poučení subjektů údajů (dále jen „GDPR“)

Tento dokument poskytuje informace o tom, jaké osobní údaje jsou v rámci společnosti ACCONT Finance, s.r.o. shromažďovány, jak je s nimi nakládáno, z jakých zdrojů jsou získávány, k jakým účelům využívány, komu jsou poskytnuty, kde je možné získat informace o zpracovávaných osobních údajích a jaká jsou provedena opatření pro zabezpečení osobních údajů.

I. Správce osobních údajů

ACCONT Finance, s.r.o.
Sídlo: Volgogradská 2413/88, IČ: 25397966
společnost zapsaná v obchodním rejstříku vedeném Krajským soudem v Ostravě, oddíl C,
vložka 18212
(dále jen „správce“)

II. Rozsah zpracování osobních údajů

Osobní údaje jsou zpracovávány v rozsahu nezbytném pro plnění podmínek vyplývajících z uzavřeného smluvního vztahu, plnění zákonných povinností a zajištění oprávněných zájmů
správce.

III. Zdroje osobních údajů

od subjektů údajů na základě smlouvy, poptávky, objednávky, při jednání našich pracovníků o uzavření obchodu nebo poskytnutí služby a při jejich následné realizaci nebo jiného zákonného účelu (např. e-maily, telefon, vizitky, webové stránky)
od klienta nebo dodavatele jako správce subjektů údajů – svých zaměstnanců a zákazníků
veřejně přístupné rejstříky, seznamy a evidence (např. obchodní rejstřík, živnostenský rejstřík, katastr nemovitostí)

IV. Kategorie osobních údajů, které jsou předmětem zpracování

identifikační údaje sloužící k jednoznačné a nezaměnitelné identifikaci subjektu údajů – fyzických osob (jméno, příjmení, adresa trvalého pobytu, rodné číslo)
údaje umožňující kontakt se subjektem údajů (kontaktní adresa, číslo telefonu, číslo faxu, e-mailová adresa)
fakturační údaje (IČ, DIČ, místo podnikání, bankovní spojení)
další údaje nezbytné pro plnění smlouvy – identifikační údaje (telefon a e-mail) zaměstnanců klientů a dodavatelů

V. Kategorie subjektů údajů

klient
konečný odběratel jako subjekt údajů
dodavatel (i zpracovatel ve smyslu GDPR je dodavatel)
jiná osoba, které je ve smluvním vztahu ke správci

VI. Kategorie příjemců osobních údajů

finanční ústavy
státní a jiné orgány v rámci plnění zákonných povinností stanovených příslušnými právními předpisy
externí příjemci v těchto kategoriích: obchodní partneři a další společnosti, které pro nás zajišťují poskytování odborných služeb, nebo realizují obchodní či jinou smluvní činnost

VII. Účel zpracování osobních údajů

účely, ke kterým subjekt údajů udělil souhlas (např. nabízení produktů a služeb)
jednání o smluvním vztahu
plnění smlouvy
ochrana práv správce, příjemce nebo jiných dotčených osob (např. vymáhání pohledávek správce, soudní řízení)
archivnictví vedené na základě zákona
plnění zákonných povinností ze strany správce

VIII. Způsob zpracování a ochrany osobních údajů

Zpracování osobních údajů provádí správce. Zpracování je prováděno v jeho provozovnách, pobočkách a sídle správce jednotlivými pověřenými zaměstnanci správce a zpracovatelem
přímo na jeho pracovištích. Ke zpracování dochází prostřednictvím výpočetní techniky i v listinné podobě (smlouvy, faktury, pokladní doklady) za dodržení všech bezpečnostních
zásad pro správu a zpracování osobních údajů.

Za tímto účelem přijal správce technickoorganizační opatření k zajištění ochrany osobních údajů, zejména taková opatření, aby nemohlo dojít k neoprávněnému nebo nahodilému přístupu k osobním údajům, jejich změně, zničení či ztrátě, neoprávněným přenosům, k jejich neoprávněnému zpracování, jakož i k jinému zneužití osobních údajů. Veškeré subjekty, kterým mohou být osobní údaje zpřístupněny, respektují právo subjektů údajů na ochranu soukromí a jsou povinny postupovat dle platných právních předpisů týkajících se ochrany osobních údajů.

IX. Doba, po kterou jsou osobní údaje zpracovávány

V souladu se lhůtami uvedenými v příslušných smlouvách, v uděleném souhlasu, ve spisovém a skartačním řádu správce či v příslušných právních předpisech jde o dobu nezbytně nutnou k zajištění práv a povinností plynoucích jak ze závazkového vztahu, tak i z příslušných právních předpisů.

X. Poučení

Správce zpracovává osobní údaje se souhlasem subjektu údajů (pro jeden či více konkrétních účelů) s výjimkou stanovených případů, kdy tento souhlas není vyžadován.

V souladu se čl. 6 odst. 1 GDPR může správce bez souhlasu subjektu údajů zpracovávat údaje pro tyto účely:

zpracování je nezbytné pro splnění smlouvy, jejíž smluvní stranou je subjekt údajů, nebo pro provedení opatření přijatých před uzavřením smlouvy na žádost tohoto subjektu údajů
zpracování je nezbytné pro splnění právní povinnosti, která se na správce vztahuje
zpracování je nezbytné pro účely oprávněných zájmů příslušného správce či třetí strany, kromě případů, kdy před těmito zájmy mají přednost zájmy nebo základní práva a svobody subjektu údajů vyžadující ochranu osobních údajů.
zpracování je nezbytné pro ochranu životně důležitých zájmů subjektu údajů nebo jiné fyzické osoby
zpracování je nezbytné pro splnění úkolu prováděného ve veřejném zájmu nebo při výkonu veřejné moci, kterým je pověřen správce

Souhlas se zpracováním osobních údajů jako jediný z právních důvodů zpracování je založen na principu dobrovolnosti. To znamená, že jej subjekt údajů může kdykoliv odvolat.

XI. Práva subjektů údajů

K základním právům subjektů údajů patří:

právo na informace o zpracování osobních údajů (OÚ)
právo na přístup subjektu k OÚ (právo získat od správce OÚ potvrzení o zpracování OÚ, právo získat kopii zpracovávaných OÚ
právo na opravu
právo na výmaz („právo být zapomenut“)
právo na omezení zpracování
právo na přenositelnost údajů
právo vznést námitku
právo nebýt předmětem automatizovaného rozhodnutí.

V souladu se čl. 12 GDPR informuje správce subjekt údajů o:

účelu zpracování
kategorii dotčených osobních údajů
příjemcích, kterým osobní údaje byly nebo budou zpřístupněny
plánované době, po kterou budou osobní údaje uloženy
veškerých dostupných informacích o zdrojích osobních údajů, pokud nejsou získány od subjektu údajů
skutečnosti, zda dochází k automatizovanému rozhodování, včetně profilování

Každý subjekt údajů, který zjistí nebo se domnívá, že správce nebo zpracovatel provádí zpracování jeho osobních údajů v rozporu s ochranou jeho soukromého a osobního života, má právo:

požádat správce o vysvětlení
požadovat, aby správce odstranil takto vzniklý stav – provedením opravy, doplněním nebo vymazáním osobních údajů
je-li žádost subjektu údajů podle odstavce shledána oprávněnou, správce neprodleně sjedná nápravu
nevyhoví-li správce žádosti subjektu údajů, má subjekt údajů právo obrátit se přímo na dozorový úřad, tedy Úřad na ochranu osobních údajů; subjekt má možnost obrátit se na dozorový úřad přímo, aniž by žádal správce

Tento dokument bude v pravidelných intervalech aktualizován.

Ostrava 24. 5. 2018